¿QUÉ ES Y QUÉ NO ES EL CONTROL DE GESTIÓN EN EDUCACION?

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Son pocos los temas que han despertado tanto interés en Sostenedores, Directivos y profesionales de Organizaciones Sin Fines de Lucro en el mundo educacional,  en los últimos años, después de la Ley de Inclusión en el año 2015, Entonces, hoy se pregunta como lo hacemos para tener un Control de gestión. Quizás lo que explica este auge es la esperanza de controlar los recursos que hoy son Fines Educativos, y que al mismo tiempo tengo la obligación de realizar una Rendición de Cuentas anual de su uso, entonces debo tener eficiencia?. Si bien el control de gestión como herramienta de gestión no es nueva (existe hace más de 70 años, a través de lo que se conoció como el Control Presupuestario).
No obstante, en la actualidad existe poco conocimiento sobre lo que realmente es el control de gestión y sobre la verdadera utilidad que tiene para un sostenedor en el ámbito educacional. Son muchos los mitos, desconocimiento e imprecisiones, y errores conceptuales que circulan en el ambiente en torno a este concepto, por ello se pregunta, puedo ocuparlo en una organización sin fines de lucro.
Con el objeto de entender su significado real, partamos por explicitar lo que no es control de gestión, y luego señalaremos lo que generalmente se piensa que es.

Lo que NO es control de gestión
Existe tres mitos asociados al control de gestión que desvirtúan su real significado. Son mitos que por lo general se encuentran en la visión que un directivo tiene sobre el tema, y que le impiden ver la real dimensión y utilidad práctica que una perspectiva moderna y trasparente del control de gestión puede aportar a sostenedor de manera efectiva de una Establecimiento Educacional.

Mito 1: El Control de Gestión es un Sistema de Control.

Probablemente muchos de los interesados en el control de gestión, lo hacen motivados por el hecho de controlar su negocio. Es efectivo que en último término el control de gestión contribuirá a controlar efectivamente el negocio, pero su significado esencial no se ajusta al concepto de control. Controlar una organización se relaciona con evaluar resultados ex post 2 (con posterioridad a que los hechos ocurrieron), con el objeto de ver si se cumplió o no el resultado, si se logró o no el objetivo. Lo anterior es muy consistente con la visión tradicional del control de gestión, una visión que centra su significado en el control efectuado a través de presupuestos, el cual enfatiza la evaluación de las mediciones proyectadas versus la realidad.
La importancia de un proceso como el descrito resulta evidente, sin embargo, también es evidente lo inoficioso que resulta discutir prolongadamente o centrar la atención directiva en resultados que ya se lograron y que no se pueden revertir.
Mucho más rentable sería poner toda la energía en intentar influenciar el futuro, de manera que los resultados efectivos que más tarde se den sean efectivamente los que la compañía quiere que ocurran. El control de gestión moderno se orienta precisamente a esto último, ya que pretende incidir hoy en la obtención del resultado futuro, de manera de aumentar la probabilidad que, al momento de controlar efectivamente los resultados, se cumplan los objetivos trazados.
En este sentido, el control de gestión pone su énfasis ex-ante (antes que los hechos ocurran), de manera que en el tiempo se maximice la posibilidad real de obtener los resultados deseados. Por tanto, hablar de control de gestión es hablar de un sistema de dirección que busca impactar el futuro de la organización y no controlar su pasado. Si somos capaces de impactar el futuro de buena forma y con calidad, el control del pasado pasa a ser un mero trámite.

Mito 2: El Control de Gestión es sinónimo de Índices de Gestión.
Al igual que en el caso anterior, gran parte de quienes se ven interesados en el control de gestión, lo hacen atraídos por la necesidad de definir índices de gestión. Es efectivo que los indicadores de gestión constituyen una parte muy medular del control de gestión, pero éste último va más allá de lo que las mediciones pueden aportar.
Hablar de control de gestión es hablar de un sistema de dirección integrado, el cual involucra índices como un elemento importante, pero también considera otros aspectos relevantes.

Mito 3: El Control de Gestión es para los niveles directivos máximos de las organizaciones.
Es efectivo que esta herramienta de gestión presta una ayuda significativa a los niveles directivos y superiores de las institución educativa.  El diseño de un sistema de control de gestión siempre comienza a realizarse desde los niveles superiores, es decir, en este caso del Directorio o Representante Legal.
No obstante, lo anterior, el sistema de control de gestión será defectuoso o limitado en la medida que sólo quede en los niveles altos sin bajar a los niveles intermedios y operativos. En efecto, un buen sistema de control de gestión parte en los niveles superiores y debe bajar hasta los niveles inferiores a través de un proceso denominado “desdoblamiento” o “redespliegue”. Si esta actividad se realiza de buena forma, permite en último término alinear en relación con sus objetivos fundamentales.

Lo que SI es control de gestión

La visión moderna del control de gestión nos invita a mirar a este sistema como una herramienta de apoyo a la dirección y socios de la Corporación o Fundación educacional, la que por medio de información generada periódicamente permite conocer qué está ocurriendo en las áreas, divisiones o programa de subvenciones, como puede ser General, SEP o PIE, que se consideren fundamentales. Es un sistema estructurado y definido que hoy deben tener en base a la normativa de la Superintendencia de Educación y de los Estándares de la Agencia de Calidad, cuantitativamente orientado a tener un modelo de gestión para la toma de decisiones oportunas, con el solo objetivo de monitorear y comparar los resultados reales de manera de ajustar las acciones futuras del Establecimiento Educacional en post de la Calidad.

Analicemos algunos de los conceptos vertidos en esta definición.

    1. El control de gestión sea una herramienta de apoyo a la dirección, que significa que es y debe ser visto como un sistema de dirección en lo administrativo y pedagógico, un instrumento para dirigir y planificar, para hacer que ocurran cosas deseadas en el corto plazo. En este sentido, el control de gestión es un sistema que apoya la labor directiva por cuanto posee la capacidad de impactar y transformar el futuro de la organización.
    2. El Control de Gestión utiliza información generada periódicamente, es decir, en forma bimensual, trimestral y anual, y no excepcionalmente. Es un sistema que se establece en la institución para que opere de manera permanente.
      La información que utiliza el control de gestión es esencialmente cuantitativa, proveniente de fuentes internas y externas a la institución. Es cuantitativa porque el control de gestión es un sistema que se basa en una métrica, más que en aspectos cualitativos. Si se requiere monitorear aspectos cualitativos, el desafío para quien dirige es generar una dimensión cuantitativa, aunque sea de manera imperfecta.
      Así mismo, como la información que utiliza el control de gestión proviene de fuentes internas y externas. Por consecuencia,  para el sector educacional la información primordial son las internas, aquí encontramos a la información contable y financiera, la información contable es una base fundamental para la construcción del control de gestión. Entre las fuentes externas se destaca la información proveniente de la comunidad escolar, es decir, de los padres y/o apoderados y alumnos,  o de cualquier otro grupo de interés cuya información contribuya a monitorear los resultados de la institución.
    3. Por último, el control de gestión es un sistema que pretende monitorear globalmente lo que está ocurriendo en la institución. No busca conocer en detalle y en todos sus aspectos, es decir, cual es el costo fijo, cuando debo aportar en la carrera docente, cuanto se invierte en capacitación y mas, sino que, mirando la general los resultados, para actuar por excepción en aquellas situaciones que amerite entrar en el detalle. Uno de los errores frecuentes que se aprecian en esta área se relaciona con el manejo de gran cantidad de datos y medidas, que son demasiado detalladas y específicas, dadas por leyes y artículos, y que no aportan necesariamente a una mejor gestión.
      En este sentido, las medidas o indicadores que considera el control de gestión deben ser verdaderos sensores o alarmas respecto a lo que debe focalizar nuestra atención, y a partir de ellas orientar las acciones de análisis detallado qué se requieran.
      El control de gestión no necesariamente se diseña para toda la institución, sino que se puede concentrar en aquellas áreas, divisiones que se consideren fundamentales, como por ejemplo, las actividades extraexcolares, áreas pedagógicas, taller de robótica y otras, entonces cabe preguntarse para el sostenedor ¿Qué es un área fundamental?
      Es aquella que está más relacionada con la creación de valor del Establecimiento Educacional. Se trata de áreas claves, es decir aquellas que concentran las responsabilidades fundamentales inductoras de la utilidad o resultado final de la empresa.

¿Tú corporación Educacional esta bajo control?

Ahora que conoce lo que es el control de gestión y lo que no es, pregúntese si su Corporación Educacional  está o no bajo control. Es una pregunta clave, y desde luego debería ser fuente de preocupación, para los directivos pedagógicos y administrativos.

La pregunta previa que habría que formularse para responder la anterior es ¿cuándo un Establecimiento educacional está bajo control?, ¿cuándo está fuera de control la administración del Establecimiento Educacional?

Probablemente su reflexión en relación a esta disyuntiva lo llevará a plantearse interrogantes como por ejemplo si cumplió o no sus objetivos, si se cumplió o no su presupuesto, si su empresa está o no “ordenada”, si sabe o no lo que tiene que hacer. Todos los aspectos anteriores se relacionan con resultados finales que uno espera encontrar en una empresa bajo control, sin embargo, el que ocurran los eventos anteriores no permiten concluir que la empresa está bajo control.

En efecto, una institución fuera de control puede también cumplir sus presupuestos, como probablemente ocurrió con una establecimiento educacional, pero con la fiscalización de rendición de cuentas fueron sancionados con un proceso administrativo. Intentemos entender qué determina el que una institución esté bajo control o fuera de control. Suponga que un establecimiento educacional ha diseñado su plan estratégico (PEI), es decir ha definido su proyecto futuro. Ese plan considera un conjunto de objetivos por cumplir. Si los objetivos se cumplen, el plan será exitoso. Ahora imagínese a los docentes y asistente de la educación de Establecimiento Educacional. El plan será exitoso si el equipo de trabajo orientan su comportamiento en la dirección indicada por los objetivos estratégicos definidos.

Por lo tanto, podemos decir que una empresa estará bajo control si el equipo de trabajo se orienta efectivamente hacia el logro de los objetivos definidos en la organización. Sólo así aumentará la probabilidad de éxito en el cumplimiento de esos objetivos. Nótese que si las personas orientan su conducta hacia el logro de los objetivos no es seguro que éstos se cumplan, pero si es posible concluir que es más probable que se puedan alcanzar.

Como conclusión, el estar o no bajo control se relaciona con la capacidad de orientar a los equipos de trabajo hacia el logro de los objetivos de la Institución Educacional. Este es precisamente el objetivo final de un sistema de control de gestión, vale decir, lograr que los comportamientos de las personas se encuentren alineados con las aspiraciones organizacionales.

El control de gestión se transforma entonces en una herramienta fundamental para construir una Institución en constante progreso y crecimiento, que se proyecte en el tiempo de manera estable y rentable. Es por ello que el control de gestión debe ser visto como un sistema que, más que controlar, pretende inducir conductas en las personas que pueden ayudar a la organización a alcanzar sus resultados.